У робочий час ми постійно обмінюємося різною інформацією за допомогою електронної пошти. З її допомогою ми ділимося інформацією з колегами, клієнтами, покупцями і партнерами, надсилаємо їм документи, акти, накладні і багато іншого. Іноді для цього достатньо звичайного імейлу, а іноді більш доречною буде настройка персонального сервера.
Як працює електронна пошта?
Якщо раніше потрібно було відправити привітання родичу в інше місто, людина брала листівку, поміщала її в конверт і несла до найближчого поштового відділення. Відділення брало послання і потім направляло його за потрібною адресою. Сьогодні роль конверта грає електронний поштовий клієнт, будь то Microsoft Outlook або будь-який інший. А роль поштового відділення виконує особливий сервер, який отримує і обробляє всі відправлені нами листи (Gmail, «Яндекс», Mail.ru). Протоколи, що використовуються при цьому:
- Simple Mail Transfer Protocol - відправляє пошту.
- POP3 - приймає листи і передає їх одержувачам.
- IMAP - видобуває листи з поштового сервера. На відміну від протоколу POP3, він працює з поштою прямо на сервері, тоді як POP3 скачує входящі відправлення з сервера, зберігаючи їх локально.
Варіанти організації корпоративної пошти
Організувати для фірми корпоративну пошту можна кількома різними способами. Вибір найбільш гідного із них саме для вас залежить від виду вашого бізнесу, а також від суми, яку ви готові витратити на обслуговування сервера.
Звичайний імейл
Це простий електронний ящик, яким ми користуємося не тільки в робочий час, а й у побуті для відправки особистих повідомлень.
Плюси:
- простий і доступний всім користувачам інтерфейс;
- повністю безкоштовне користування;
- відсутність будь-яких складних налаштувань.
Мінуси:
- Маленький простір на сервері під конкретно вашу пошту.
- Мало красивих імен для імейлу, оскільки більшість з них зайнято іншими користувачами.
- Складність виділення в імені ящика вашого бренду.
- Низький рівень безпеки. Наприклад, працівник, який звільнився, може сам поміняти пароль до корпоративної поштової скриньки, і компанія позбудеться доступу до даних, які в ньому зберігаються.
- Негативно позначається і відсутність антиспаму.
Пошта на домені
Якщо зареєструвати домен на компанію або фіз. особу, то можна буде використовувати пошту в будь-якому сервісі, що пропонує подібну послугу. У цьому випадку ім'я ящика буде починатися з заданих вами символів (наприклад, прізвища, посади або ініціалів відповідального співробітника), а закінчуватися - доменом. Таке ім'я викличе найбільшу лояльність серед ваших клієнтів і партнерів.
Плюси:
- платити потрібно лише за використання домену, а послуги пошти багато сервісів пропонують безкоштовно;
- працювати з відправленням і одержанням листів можна буде в більш зручному для вас поштовому клієнті;
- після створення такого ящика вам стане доступний достатній функціонал, що включає антиспам, більше доступного простору, настройки спеціальних фільтрів і т. д.
Мінуси:
- немає можливості налаштувати сервер під свої потреби;
- якщо в його роботі виникнуть збої, їх усунення буде не в ваших силах.
Персональний поштовий сервер
Це, можна сказати, розширена версія пошти для домену з можливістю настройки не тільки домену, але і самого сервера. Для організації такого процесу необхідно пристрій - виділений сервер, який можна взяти в оренду або купити.
Плюси:
- можна повністю налаштувати сервер під компанію: з обмеженням доступу сторонніх, спеціальними правилами пересилання листів і їх видалення, з занесенням ряду відправників до чорного списку і іншими можливостями;
- корекція роботи сервера (наприклад, якщо відправлення не було доставлено, можна самостійно з'ясувати причину і ліквідувати неполадку);
- надійність сервера і більш високий рівень безпеки.
Мінуси:
- будуть потрібні витрати на придбання обладнання або його оренду;
- необхідність наявності в штаті або запрошення фахівця з навичками адміністрування для проведення настройки сервера.
Який вид поштового сервісу краще вибрати?
Щоб визначити, чи потрібен вам чи ні той чи інший вид, важливо з'ясувати значимість поштових відправлень в вашому бізнесі, а також оцінити передбачувану навантаження на пошту і бюджет, який можна буде витратити на реалізацію цього проекту. Важливо також і число співробітників фірми. Якщо склад колективу не перевищує 20 осіб, то рекомендується використовувати пошту на домені. Використання персонального сервера більше підходить великим організаціям з великим потоком вхідних і вихідних відправлень.
Чому для корпоративних цілей небажана звичайна для користувача пошта? Тому що електронна адреса з унікальним доменом здатна позитивно вплинути на репутацію фірми і викликати до неї більшу довіру. Крім того, ящик, співзвучний з назвою компанії, простіше запам'ятовується.
- 10 переглядів
