В рабочее время мы постоянно обмениваемся различной информацией посредством электронной почты. С её помощью мы делимся сведениями с коллегами, клиентами, покупателями и партнёрами, посылаем им документы, акты, накладные и многое другое. Иногда для этого достаточно обычного имейла, а иногда более уместной будет настройка персонального сервера.
Как работает электронная почта?
Если раньше нужно было отправить поздравление родственнику в другой город, человек брал открытку, помещал её в конверт и нёс в ближайшее почтовое отделение. Отделение принимало послание и затем направляло его по нужному адресу. Сегодня роль конверта играет электронный почтовый клиент, будь то Microsoft Outlook или любой другой. А роль почтового отделения выполняет особый сервер, который получает и обрабатывает все отправленные нами письма (Gmail, «Яндекс», Mail.ru). Протоколы, используемые при этом:
- Simple Mail Transfer Protocol — отправляющий почту.
- POP3 — принимающий письма и передающий их получателям.
- IMAP — извлекающий письма из почтового сервера. В отличие от протокола POP3, он работает с почтой прямо на сервере, тогда как POP3 скачивает входящие отправления с сервера, сохраняя их локально.
Варианты организации корпоративной почты
Организовать для фирмы корпоративную почту можно несколькими разными способами. Выбор наиболее подходящего из них именно для вас зависит от вида вашего бизнеса, а также от суммы, которую вы готовы потратить на обслуживание сервера.
Обычный имейл
Это простой электронный ящик, которым мы пользуемся не только в рабочее время, но и в быту для отправки личных сообщений.
Плюсы:
- простой и доступный всем пользователям интерфейс;
- полностью бесплатное пользование;
- отсутствие каких-либо сложных настроек.
Минусы:
- Маленькое пространство на сервере под конкретно вашу почту.
- Мало красивых имён для имейла, поскольку большинство из них занято другими пользователями.
- Сложность выделения в имени ящика вашего бренда.
- Низкий уровень безопасности. К примеру, уволившийся работник может сам поменять пароль к корпоративному почтовому ящику, и компания лишится доступа к хранящимся в нём данным.
- Негативно сказывается и отсутствие антиспама.
Почта на домене
Если зарегистрировать домен на компанию или физ. лицо, то можно будет использовать почту в любом сервисе, предлагающем подобную услугу. В этом случае имя ящика будет начинаться с заданных вами символов (например, фамилии, должности или инициалов ответственного сотрудника), а заканчиваться – доменом. Такое имя вызовет наибольшую лояльность среди ваших клиентов и партнёров.
Плюсы:
- платить нужно лишь за использование домена, а услуги почты многие сервисы предлагают бесплатно;
- работать с отправлением и получением писем можно будет в более удобном для вас почтовом клиенте;
- после создания такого ящика вам станет доступен достаточный функционал, включающий антиспам, больше доступного пространства, настройку особых фильтров и т. д.
Минусы:
- нет возможности настроить сервер под свои нужды;
- если в его работе возникнут сбои, их устранение будет не в ваших силах.
Персональный почтовый сервер
Это, можно сказать, расширенная версия почты для домена с возможностью настройки не только домена, но и самого сервера. Для организации такого процесса необходимо устройство – выделенный сервер, который можно взять в аренду или купить.
Плюсы:
- можно полностью настроить сервер под компанию: с ограничением доступа посторонних, специальными правилами пересылки писем и их удаления, с занесением ряда отправителей в чёрный список и другими возможностями;
- коррекция работы сервера (к примеру, если отправление не было доставлено, можно самостоятельно выяснить причину и ликвидировать неполадку);
- надёжность сервера и более высокий уровень безопасности.
Минусы:
- потребуются расходы на приобретение оборудования или его аренду;
- необходимость наличия в штате или приглашения специалиста с навыками администрирования для проведения настройки сервера.
Какой вид почтового сервиса лучше выбрать?
Чтобы определить, нужен вам или нет тот или иной вид, важно выяснить значимость почтовых отправлений в вашем бизнесе, а также оценить предполагаемую нагрузку на почту и бюджет, который можно будет потратить на реализацию этого проекта. Важно также и число сотрудников фирмы. Если состав коллектива не превышает 20 человек, то рекомендуется использовать почту на домене. Использование персонального сервера больше подходит крупным организациям с большим потоком входящих и исходящих отправлений.
Почему для корпоративных целей нежелательна обычная пользовательская почта? Потому что электронный адрес с уникальным доменом способен положительно повлиять на репутацию фирмы и вызвать к ней большее доверие. Кроме того, ящик, созвучный с названием компании, проще запоминается.
- 6 просмотров
